Lo Studio Notarile può soddisfare le richieste dirette ad ottenere documenti autentici da produrre in giudizio o da utilizzare nei confronti di Enti Pubblici, Agenzie Fiscali, Istituti di credito e simili, quali:
- estratti e vidimazioni di libri sociali
- copie autentiche di documenti
- atti di notorietà
- autentiche di dichiarazioni ed istanze rivolte alla pubblica amministrazione.
In particolare, per quanto attiene alla produzione di estratti di libri sociali, di solito finalizzati ad operazioni di recupero crediti, si dovrà tener particolare conto delle problematiche connesse alla sempre più diffusa tenuta su supporto informatico.
Negli ultimi anni il legislatore si è adeguato alle novità tecniche e tecnologiche consentendo di formare e conservare, attraverso i soli strumenti informatici e non più cartacei, “i libri, i repertori, le scritture e la documentazione la cui tenuta è obbligatoria per disposizione di legge o di regolamento o che sono richiesti dalla natura o dalle dimensioni dell’impresa”, ma dettando anche numerose prescrizioni per assicurarne le caratteristiche dell’immodificabilità, dell’integrità, dell’autenticità e della leggibilità, oltre a norme in tema di conservazione delle stesse.
In questo modo è stato riconosciuto pieno valore giuridico ai libri contabili tenuti su supporto informatico, precisando che l’adempimento di tutti gli obblighi derivanti da leggi o regolamenti, previsti per la tenuta dei libri, repertori e scritture è assicurato procedendo all’apposizione della marcatura temporale e della firma digitale dell’imprenditore o di altro soggetto da esso delegato, a garanzia della cristallizzazione dei dati e della immodificabilità delle informazioni registrate.
In questo caso, per poter verificare la regolare tenuta delle scritture, il notaio dovrà avere accesso al sistema informatico dell’imprenditore per poter procedere alla verifica della sottoscrizione digitale e della marcatura temporale.
